Z uwagi na konieczność bieżącego monitorowania postępu finansowego w realizacji projektów, przedstawiamy poniżej procedurę informowania Instytucji Wdrażającej o powstałych w projekcie oszczędnościach.
Beneficjenci zobowiązani są do informowania o powstających w projekcie oszczędnościach w Harmonogramie Realizacji Projektu (HRP) oraz Planie Finansowania Projektu (PFP) np.: po przeprowadzeniu przetargu. Aktualizacja przedmiotowych dokumentów powinna odbywać się minimum raz na pół roku.
Kwestia bieżącego informowania nt. oszczędności w niżej wymienionych dokumentach (załącznikach do umowy o dofinansowanie) jest szczególnie istotna w przypadku planowanego składania wniosku o płatność końcową i z uwagi na konieczność zachowania kwoty wypłaconych płatności zaliczkowych i pośrednich na poziomie nie większym, niż 95% maksymalnie określonej kwoty dofinansowania (po uwzględnieniu oszczędności). Dlatego, biorąc pod uwagę ryzyko przekroczenia limitu i konieczność zwrotu środków przez Beneficjenta, każdorazowo zaleca się dokonywanie aktualizacji załączników jak najszybciej po potwierdzeniu wystąpienia oszczędności oraz przesłanie do IW krótkiego, pisemnego wyjaśnienia w tym zakresie (np. na etapie kolejnego wniosku o płatność), wraz z ewentualnymi propozycjami przesunięć zaoszczędzonych środków w ramach projektu.
1. W HRP oszczędności należy przedstawić poprzez dodanie wiersza pod nazwą "oszczędności". W ten sposób ujmowane będą oszczędności powstałe na skutek spadku kosztów realizacji zadań w projekcie i ich podsumowanie. Nie należy podawać wartości oszczędności ze znakiem "minus". Kwota wykazywanych w HRP oszczędności może się zmieniać w przypadku dalszych oszczędności bądź przeciwnie: w przypadku wzrostu kosztów realizacji kolejnych zadań w projekcie jednakże ogólna wartość projektu powinna pozostać niezmienna (poza przypadkiem korekt finansowych i konieczności obniżenia kwoty wydatków kwalifikowalnych, o czym Beneficjent jest informowany przez IW po zakończeniu kontroli). Ponadto oszczędności, które się pojawią w projekcie w związku z realizacja zadań można przesunąć z tych zadań na inne zadania, nawet jeśli dotyczą różnych kategorii wydatków. UWAGA: tak zaktualizowany Harmonogram Realizacji Projektu będzie wymagał akceptacji Instytucji Wdrażającej szczególnie w zakresie przenoszenia kosztów między zadaniami oraz weryfikacji, czy nie przekroczono limitów na poszczególne kategorie wydatków.
2. Po dodaniu wiersza „Oszczędności” w HRP, konsekwentnie należy dokonać zmian w Planie Finansowania Projektu. W tabeli tej należy kwotę otrzymaną z podsumowania oszczędności w HRP rozbić na źródła finansowania. W kolumnie nr 4 należy przedstawić aktualną wartość zrealizowanych i planowanych płatności, a w kolumnie 5 oszczędności, jako różnicę kwot przedstawionych w poszczególnych wierszach w kolumnach nr 3 i 4.
3. Po przygotowaniu HRP i Planu Finansowania Projektu, które uwzględniają oszczędności należy dokonać aktualizacji Planu Wystąpień o Środki Płatności (nie dotyczy państwowych jednostek budżetowych). Należy pamiętać, że ogólna wartość kwoty dofinansowania z UE powinna pozostać niezmienna (poza przypadkiem korekt finansowych i konieczności obniżenia kwoty dofinansowania, o czym Beneficjent jest informowany przez IW po zakończeniu kontroli). W przypadku planowanego wykorzystania kwoty oszczędności przez beneficjentów w późniejszym terminie, należy przesunąć stosowne kwoty do wypłaty (z ogólnej wartości oszczędności) w Planie Wystąpień o Środki Płatności na kolejne kwartały.
Jednocześnie przypominamy, iż po przeanalizowaniu wszystkich rozstrzygnięć zamówień przetargowych i po dokonaniu (za zgodą IW) ew. przesunięć kwot, po stwierdzeniu że w projekcie powstaną „niezagospodarowane” oszczędności, należy zwrócić się do IW z wnioskiem o zmniejszenie kwoty kwalifikowanej projektu oraz kwoty dofinansowania, przez co uwolniona kwota może wrócić do ogólnej puli alokacji priorytetu . W takiej sytuacji wymagane jest aneksowanie umowy o dofinansowanie.
