Szanowni Państwo,

Instytucja Wdrażająca informuje o wydaniu przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Zaleceń nr 15/2011 dotyczących interpretacji pkt. 6.4.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ - Roboty dodatkowe oraz inne wydatki wynikające ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych albo udzielenia zamówień w trybach niekonkurencyjnych.

Zachęcamy Wszystkich Beneficjentów V priorytetu PO IiŚ do zapoznania się z ich treścią, jednocześnie poniżej przedstawiamy skrót informacji zawartych w Zaleceniach:

Aneksowanie umów

1. Prawo UE jest niezwykle restrykcyjne, co do dopuszczalnego zakresu zmian w podstawowych umowach o zamówienie publiczne. Zmiany w postanowieniach zamówienia publicznego w czasie jego trwania stanowią udzielenie nowego zamówienia, jeżeli charakteryzują się one cechami w sposób istotny odbiegającymi od postanowień pierwotnego zamówienia i w związku z tym mogą wskazywać na wolę ponownego negocjowania przez strony podstawowych ustaleń tego zamówienia.

2. W szczególności zmiana zamówienia publicznego w czasie jego trwania może być uznana za istotną, jeżeli:

a) wprowadza warunki, które gdyby zostały ujęte w ramach pierwotnej procedury udzielania zamówienia, umożliwiłyby dopuszczenie innych oferentów niż ci, którzy zostali pierwotnie dopuszczeni lub umożliwiłyby dopuszczenie innej oferty niż ta, która została pierwotnie dopuszczona,

b) w sposób znaczący poszerza zamówienie w zakresie, który pierwotnie nie był przewidziany,

c) modyfikuje równowagę ekonomiczną umowy na korzyść usługodawcy w sposób, który nie był przewidziany w postępowaniach pierwotnego zamówienia.

Relacja między Zaleceniami nr 12 a pkt. 6.4.2 Wytycznych

1. Warunki kwalifikowalności określone w pkt. 6.4.2 pkt. 2 lit. c należy egzekwować w odniesieniu do zdarzeń (przez "zdarzenie" należy rozumieć w szczególności: datę podpisania umowy po przeprowadzeniu procedury niekonkurencyjnej, datę podpisania aneksu do umowy, datę wydania polecenia zmiany) powstałych po upływie miesiąca od dnia opublikowania w Monitorze Polskim Komunikatu o zmienionych Wytycznych (tj. 29 lipca 2011r).

2. Do wcześniejszych zdarzeń (tj. sprzed 29 lipca 2011r)powodujących poniesienie wydatku będącego wynikiem sytuacji określonych w pkt. 6.4.2 pkt. 2 lit. b stosuje się Zalecenia nr 12 (np. możliwość ich deklarowania, po pozytywnej weryfikacji IW, bez konieczności dodatkowej zgody IP, o której mowa w pkt. 6.4.2 pkt. 2 lit. c pkt. 1).

Wyjaśnienie postanowień zawartych w pkt. 6.4.2 Wytycznych

1. Postanowienia pkt. 6.4.2 Wytycznych odnoszą się do wszystkich typów umów (roboty, usługi, dostawy).

2. Wydatki będące wynikiem zwiększenia zakresu (pozycji) przedmiaru robót do wykonania w stosunku do zakresu przewidzianego w kosztorysie ofertowym i w konsekwencji zwiększenia wynagrodzenia wykonawcy, nie mogą zostać uznane za kwalifikowalne na podstawie zgody IP, do czasu uzyskania przez IZ PO IiŚ potwierdzenia z KE możliwości uznania za kwalifikowalne.

3. W odniesieniu do pkt. 6.4.2.2) lit c) ppkt. ii) Wytycznych przyjmuje się, że w przypadku negocjacji bez ogłoszenia (art. 62 ust. 1) beneficjent powinien zamieścić obligatoryjnie ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy, o którym mowa w art. 62 ust. 2a ustawy Pzp.

4. W celu usprawnienia procesu weryfikacji wydatków, wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych albo udzielenia zamówień w trybach niekonkurencyjnych, dopuszcza się możliwość ich weryfikacji na odrębny wniosek beneficjenta przed włączeniem ww. wydatków do wniosku o płatność. Wzór formularza wniosku stanowi załącznik nr 1 do Zaleceń nr 15/2011.,

Reasumując:

Co do zasady stosowanie trybów niekonkurencyjnych jest mocno ryzykowne, jeśli chodzi o możliwość rozliczenia wydatków w ramach projektu POIiŚ, zatem dla zapewnienia płynności rozliczeń w projektach V priorytetu, IW nie zaleca ich stosowania. Tam,  gdzie wydatki zostały już poniesione lub zawarto umowy/aneksy, możliwe jest warunkowe kwalifikowanie wydatków, ale muszą one podlegać obligatoryjnej kontroli przed zatwierdzeniem wniosku o płatność i spełniać

wszystkie przesłanki określone w zaleceniach/ Wytycznych .

W przypadku gdy Beneficjent dopiero planuje zawarcie aneksu lub umowy w oparciu o tryb niekonkurencyjny (z wolnej  ręki, negocjacje bez ogłoszenia) oprócz pełnej zgodności z Pzp, wytycznymi i zaleceniami konieczne jest każdorazowe uzyskanie zgody  IP, a tym samym wyjaśnienie konieczności wyboru danego trybu/uzasadnienie faktyczne i prawne do zawarcia aneksu zwiększającego wartość umowy*, a zatem  wzrasta ryzyko że ostatecznie wydatki zostaną uznane za niekwalifikowane.

*) należy złożyć wraz z wnioskiem o płatność, zawierającym wątpliwy wydatek (nr pozycji Zestawienia 9, wskazany  w oświadczeniu- Zał. nr 5 do wniosku o platność)

Do komunikatu nr 12